KOBİ LERDE BİLGİ YÖNETİMİ

Günümüz rekabet koşullarında işletmelerin ellerinde bulundurdukları bütün kaynaklardan maksimum verimi almaları gerekiyor. İşletmeler üretim olanaklarından yararlanabilmek için her türlü ölçümü yapıp , tezgahlarını , işçilerini randımanlı çalıştırmayı hedefliyorlar.

Firmalar bu hedeflerini ve hedeflerine yönelik tüm hesaplarını yaparken bilgisayardan yararlanıyorlar. Siparişlerini bilgisayara işliyor , siparişlerini karşılayabilecek stoklarını bilgisayardan yönetiyor , siparişlerini üretebilmek için ihtiyaç ve malzeme temini planlarını bilgisayarda hazırlıyorlar. İhtiyaçlardan sonra üretim planlama , tezgah planlama , üretim izleme , kalitesizlik maliyetlerini izleme gibi faaliyetlerini de bilgisayardan takip ediyorlar.

Bu işlevleri yerine getirmek için bilgisayar yatırımları yapıyorlar. Bilgisayar satın almanın yanı sıra bilgisayarlarında işlerini görecek muhasebe yazılımları üretim yönetimi yazılımları ( MRP ve MRPII ) ve kurumsal kaynak planlama yazılımları ( ERP ) satın alıyorlar.

İşletmelerin günümüz rekabet koşullarının vazgeçilmezi olan , izlenebilirliği sağlama ve işletmeyi kontrol altında tutma amacıyla yaptıkları bu yatırımlar günümüzde işletme yatırımları içerisinde nemli yerler tutmaya , hatta süreklilik arz etmek bakımında ilk sıralarda yer almaya başlamıştır.

İşletmelere bu açıdan baktığımızda işletmelerin özellikle bu dalda verimsizliklerle karşı karşıya olduklarını gözlemleniyor. Yapılan araştırmalar ve gözlemlerimiz ( müşteri anketleri , iş gücü bilgi seviyesi analizleri , süreç verimlilikleri ) gösteriyor ki işletmeler yaptıkları bilişim yatırımların ancak ile % 40 verimlilikle kullanabiliyorlar. Yani bilgisayarın ve üzerinde bulunan yazılımın kendilerine sağlayabilecek olduğu yararın % 40’ına razı oluyorlar.

Bu tip verimsizliklerin birkaç sebebi var. Bu sebeplerden birkaçını yazımızda sıralamaya çalışacağız.

İşletmeler ( özellikle KOBİ’ ler ) bilişim yatırımları yapmaktadırlar. Ancak genellikle bu bilişim yatırımları işletmelerin ihtiyaçları dikkate alınmaksızın , ihtiyaç analizinden çok atıcı firmaların pazarlama operasyonları sonucunda yapılmaktadır. Örneğin bir yazılım için yazılım satıcısı firmayı ziyaret ediyor. Sadece satma amacında olduğu için ürünün işletmeye uyumluluğu ve getireceği çözümler tartışılmadan “İyidir , güzeldir” yaklaşımıyla firmaya satılıyor. Bu durum o yazılımın yeni versiyonları çıktığında da böylece sürüp gidiyor.

Başka bir şekilde yine yatırımlar işletme yönetiminin başka bir firmada benzer bir ihtiyaç için hazırlanan çözümü izlemesi ve beğenmesi ile yapılmaktadır. Oysa her işletmenin çalışma şekli , beklentileri , büyüme şekli , süreçleri farklıdır. Nasıl bir CNC tezgah alınırken 3 kez düşünüp bir kez karar veriliyorsa bilişim yatırımlarında da aynı titizliği göstermek gerekiyor.

Ayrıca işletme yönetimi yoğun iş temposu içinde bilgisayar konusunda bilgilenme fırsatı bulamamışsa bunun gerekliliği konusunda satıcı firmanın pazarlama elemanının çalışmaları sayesinde hem fikir olan pazarlama elemanı-orta düzey yönetici ikilisinden patron etkilenmek zorunda kalıyor. Ve sonuç olarak “Peki gerekliyse alalım” cümlesi çıkıyor.

Bilişim yatırımlarında ikinci bir eksiklik ise işletmenin ne zaman hangi bilişim yatırımını hangi ihtiyacı karşılamak üzere yapılacağı ile ilgili bir yol haritasının ve planının bulunmamasıdır. Yatırımlar genellikle hangi ihtiyacı karşıladığı belirsiz ve bilinçsiz bir şekilde yapılır.

Mesela hiç gerek olmadığı halde bir sekreterin yada işi sadece ofis programları kullanmak olan bir kullanıcının önünde en gelişmiş özellikleri barındıran bir bilgisayar görebilirsiniz. Yada herhangi bir bilgisayarın yavaşladı gerekçesiyle yenisi ile değiştirildiğine tanık olursunuz. Acaba bilgisayar gerçekten yavaşlamış mıdır.?. İşler bilgisayarı yavaş kılacak kadar çok artmış mıdır.?. Yoksa gereksizce ve iş dışında bir çok konu ile doldurulan ve periyodik bakımları düzgün yapılmamış bir bilgisayardan mı söz ediyoruz.?.

Bilişim yatırımları için firma mutlaka bir proje planı ve yol haritası oluşturmalıdır. Her yatırım maddesinin hangi ihtiyacı ne kadar süre ile karşılayacağı ve maliyetinin ne olacağı önceden planlanmalıdır. Böylece yatırımlar disipline edilmiş dahası sadece ihtiyaçlar için yapılan yatırımlara para ödenmiş olur.

Bursa yerelinde bir çok endüstri firmasında ücretsiz olarak sunduğumuz iş gücü bilgi seviyesi analizi sonuçları bu başlığın önemine dikkat çekebilecek nitelikte. İşletmelerde gerçekleştirdiğimiz analiz sonuçlarının ortalamalarına göre işletmelerde bilgisayar kullanan kullanıcıların b’si daha önce bilgisayarda kullandıkları konularda eğitim almamış durumda. Alanların �’i ise 5 yıl ve daha fazla süre önce eğitim almış durumda. Bu kullanıcıların yine ortalama `’ından fazlası günde 6 saatten fazla işlerini bilgisayar ile yürütüyorlar. Bu kullanıcıların bilgileri analiz edildiğinde 100 üzerinden notları 25 ile 40 arasında çıkıyor. Bu demek oluyor ki : İşletmelerde binlerce dolarlık bilgisayar yatırımlarını kullanan kullanıcılar eğitim almamış çalışma arkadaşlarından bir şeyler öğrenmeye çalışan daha önce eğitim almamış ve ortalama 100 üzerinden 30 alabilen kişilerdir. Ne yazık ki her yıl yeni versiyonlar ve yazılım donanım harcamaları için ödenen binlerce dolar sadece % 30 verimlilikle kullanılmaktadır.

Günümüz rekabet koşullarında işletmenin değişen koşullara ayak uydurabilme yeteneğini ifade eden İŞLETME BİLGİ SİSTEMİNİN GÜCÜNÜ işletmenin satın aldığı bilgisayar donanımlarının teknik yeterlilikleri , işletmenin kullandığı programların yetenekleri ve işletmeye uygunluğu bu yatırımları kullanan iş gücü ve iş gücünün bilgisi , verimliliği işletmenin bilişim kültürü ( insan faktörü ) belirler. Doğru bilgi yönetimi için bu dört bileşen doğru şekilde yapılandırılmalıdır.

serkan@etkinbilgi.com